このブログ記事は電話応対フレーズを紹介しています。
社会人ならぜひ、一読するのをおすすめするよ。
- 電話の取り方がわからない
- カンタンなマニュアルが欲しい
- フレーズが飛んじゃう
どうも、『てったのぶろぐ』管理人です。
働いてる皆さん、お疲れ生です。
この記事をご覧の方は、電話の応対で少々お困りの方々でしょうか？
私たちが生きる現代は『ＬＩＮＥ』『メール』『チャット』などなど、便利な機能であふれています。
しかし、働く上で電話はいつの時代になっても必要なものでしょう。
社会人になりたての方や、受付・窓口・接客などの仕事についた方は電話を取る機会も多いと思います。
電話慣れしてない始めの頃は緊張するよね。
数をこなせばだんだんと上手になっていくものではありますが、ある程度のマニュアルと呼べるものが欲しいところ。
今回は、電話の応対で使えるフレーズを一覧にしてみたので参考にしてみて下さい。
電話を取ってから、取り次ぐまでの流れで紹介するよ↓↓
１. ＲＲＲＲＲＲ…ガチャッ
- お電話ありがとうございます、〇〇です。
- おまたせしました、〇〇です。
- はい、〇〇です。
まずは、冒頭の電話を取ったときの３パターンです。
1-1. お電話ありがとうございます、〇〇です。
最もスタンダードで、接客業とかで使うよね。
第一声はこれを言っておけば大丈夫。
1-2. おまたせしました、〇〇です。
３コール以上で電話を取ったときに使うフレーズだね。
忙しくて、なかなか電話取れない時に使えばいいよ。
1-3. はい、〇〇です。
かしこまらなさすぎて、簡単なフレーズだよ。
全然、これ一本で問題ないよ。
２. ワタクシ◯✕％△の□□と申します。
- お世話になっております。
- 申し訳ありません、お名前をもう一度お伺いしてもよろしいでしょうか？
- 申し訳ありません、お電話が遠いようなのですが？
次は、電話をかけてきた相手が名乗った時の返答フレーズだよ。
2-1. お世話になっております。
最もポピュラーなフレーズだよね。
2-2. 申し訳ありません、お名前をもう一度お伺いしてもよろしいでしょうか？
名前が聞き取れなかったときのフレーズです。
早口の相手も、ゆっくりと言い直してくれるはず。
2-3. 申し訳ありません、お電話が遠いようなのですが？
聞き取れなかったのを相手のせいにしない、うまいフレーズだね。
実際、音程が低くて声が割れてる人もいるしね。
３. ○○さんは、いらっしゃいますか？
Ａ. 担当者がいるパターン
- 少々お待ち下さい。
- 取次ぎいたしますので、ご要件を伺ってもよろしいでしょうか？
まずは担当者がいる場合。
Ｂ. 担当者が不在のパターン
- ○○はただいま席をはずしております。
- ○○はただいま別の電話に出ております。
- ○○はただいま会議中でございます。
- ○○はただいま来客中でございます。
- ○○は外出しております。
- ○○は出張しております。
- ◯◯は本日お休みをいただいております。
- ○○は休暇中です。
担当者の不在パターンはいろいろ事情があるよね。
Ｃ. 担当者が不在パターンの次のフレーズ
- 折り返しお電話をさせていただきますので、代わりにご要件をお聞きしてもよろしいでしょうか？
たくさんあるけど、なんのことはないよ。
3-A-1. 少々お待ち下さい。
保留ボタンを押して、電話は担当者に変わりましょう。
ひとまずここまでできれば上出来だよ。
3-A-2. 取次ぎいたしますので、ご要件を伺ってもよろしいでしょうか？
少し上級者向けのフレーズだね。
要件を聞いていて上げると、担当者も助かるよ。
3-B-1. ○○はただいま席をはずしております。
担当者がトイレなどでいない場合に使うよね。
『大きい方をしに言ってます』なんて言ったら、担当者の人恥ずかしいもんね〜。
3-B-2. ○○はただいま別の電話に出ております。
読んで字のとおりだよね。
電話をかけてきた方も、『すぐ折り返しくるんだな』ってわかるよね。
3-B-3. ○○はただいま会議中でございます。
これも読んで字のとおりだよね。
『じゃあ、数時間後に折り返し来るな』ってなるよね。
3-B-4. ○○はただいま来客中でございます。
これも読んで字のとおりだよね。
『これも、数時間後に折り返し来るな』ってなるよね。
3-B-5. ○○は外出しております。
これも読んで字のとおりだよね。
『じゃあ、直接電話してみます〜』ってなるしね。
3-B-6. ○○は出張しております。
これも読んで字のとおりだよね。
これも『直接電話してみます〜』ってなるかもね。
3-B-7. ◯◯は本日お休みをいただいております。
素直に休みですって言っちゃった方が良いですよ。
人間だもの、休みは誰にでも平等だよね。
3-B-8. ○○は休暇中です。
しばらく連絡取れない旨をはっきりと伝えようね。
せっかくの長期の休みに、担当者本人に直接電話いっちゃったらかわいそうだもんね。
3-C-1. 折り返しお電話をさせていただきますので、代わりにご要件をお聞きしてもよろしいでしょうか？
3-B-1〜3-B-8に続く、オールマイティーなフレーズだよ。
数分でも、数時間でも、数日でも意味は通じるフレーズだね。
４. △△の見積もりの件です。
Ｄ. 担当者がいるパターン
- かしこまりました、少々お待ち下さい。
Ｅ. 担当者が不在パターン
- かしこまりました、折り返しはいただいてる電話でよろしいでしょうか？
- かしこまりました、折り返しのお電話番号を教えていただいてもよろしいでしょうか？
要件を聞いた後の返しのフレーズだよ。
4-D-1. かしこまりました、少々お待ち下さい。
このまま、担当者に要件を伝えて電話を保留にすれば、お役目ごめんだよ。
上出来、上出来♪
4-E-1. かしこまりました、折り返しはいただいてる電話でよろしいでしょうか？
相手の電話番号が、ディスプレイに表示されてる時のフレーズだね。
基本は表示されてるのがスタンダードかな。
4-E-2. かしこまりました、折り返しのお電話番号を教えていただいてもよろしいでしょうか？
こっちのフレーズは、ディスプレイがなかったりする場合だね。
うっかり聞き忘れちゃうと、めんどいことになるからねwww。
まとめ
いかがでしたか？
シンプルな電話応対フレーズを紹介しました。
これを基本に、自分のやり方なり、会社のルールなり、風習なりに合わせて派生させていけばいいでしょう。
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